Merchandising para ferias y congresos: qué llevar al stand y cómo pedirlo a tiempo

Una feria o un congreso son dos o tres días en los que tu marca compite con decenas de stands. El merchandising no sustituye a una buena conversación, pero ayuda a que te recuerden después. Aquí tienes qué productos suelen funcionar, cómo calcular cantidades y, sobre todo, cómo organizarlo para que llegue al recinto antes que tú. Si lo que buscas es ver directamente material para ferias y stands con precio, lo tienes en esta selección; aquí te contamos cómo organizarlo.

Dos tipos de material: el del stand y el que se regala

Conviene separar desde el principio lo que monta el stand de lo que se lleva el visitante. Se piden a la vez, pero se piensan distinto.

Material del stand (se usa en varias ferias):

• Roll-ups y banners para la trasera o la entrada: roll-ups y banderolas.
• Mostradores plegables y expositores de catálogos: expositores y mostradores.
• Carpas y lonas si la feria es al aire libre: photocall, lonas y carpas.

Material para regalar (se gasta en cada feria):

• Bolsas de tela para que el visitante guarde folletos.
• Bolígrafos y libretas, que se usan durante las charlas.
• Lanyards y portaacreditaciones si eres tú quien organiza o patrocina.

Ojo con la estructura del roll-up: en varias fichas, como el roll up de aluminio 85 × 200 cm, se indica que solo se sirve la estructura (con funda) y que la gráfica no va incluida. Pregúntanos por la gráfica al pedir presupuesto.

Qué regalar según el tipo de evento

En ferias con mucho tránsito, la bolsa es la reina: el visitante la llena con los catálogos de otros stands y pasea tu logo por todo el pabellón. La bolsa de algodón 105 g con asas largas es de las opciones ligeras del catálogo (desde 0,49 € + IVA por unidad, sin marcaje, precio orientativo de la web a 20-10-2026). Se marca en serigrafía o DTF, y para un logo de una o dos tintas la serigrafía suele salir más a cuenta con muchas unidades.

En un congreso, en cambio, el visitante está sentado y escribiendo. Una libreta de anillas de cartón reciclado con bolígrafo resuelve las dos cosas con un solo regalo. El bolígrafo suelto también funciona: el bolígrafo de fibra de trigo con pulsador de bambú admite tampografía, láser o impresión UV.

Si organizas el congreso: acreditaciones

Si eres la organización, necesitarás acreditar a ponentes, asistentes y personal. Lo habitual es:

• Lanyard con el nombre del evento. Los de poliéster se pueden sublimar a todo color de punta a punta, o serigrafiar si el diseño es sencillo. Ejemplo: lanyard con identificador de PVC.
• Portaacreditaciones extensible para el personal que entra y sale de zonas restringidas: porta acreditaciones extensible 75 cm.
• Colores distintos por perfil (organización, prensa, ponente). Es un truco barato para que el personal de seguridad identifique a cada uno de un vistazo. Pide cada color como una línea del presupuesto.

Más ideas en la categoría ferias y eventos y en la página de soluciones para eventos.

Cómo calcular cuántas unidades pedir

No hay una fórmula exacta, pero sí unas preguntas que ayudan:

1. ¿Cuántos visitantes espera la organización? Suele aparecer en el dosier del expositor.
2. ¿A quién quieres dar el regalo? No es lo mismo dar una bolsa a todo el que pasa que reservar un regalo mejor para quien deja sus datos.
3. ¿Hay más ferias este año? Si el diseño no lleva fecha, puedes pedir para dos o tres eventos y repartir el coste fijo del marcaje.

Esto último es importante: no hay pedido mínimo, pero cada marcaje tiene una preparación con coste fijo (pantallas, clichés, ajuste de máquina). Con más unidades ese coste se reparte. Por eso suele compensar quitar la fecha y el nombre de la feria del diseño y dejar solo marca y web.

Una estrategia que funciona: un regalo sencillo en cantidad (bolígrafo o bolsa) y otro de más valor en pocas unidades para contactos cualificados, como una batería de bambú de 5.000 mAh con logo luminoso.

Calendario: cuenta hacia atrás desde el montaje

El plazo orientativo del taller es de 15 días desde que apruebas el boceto. Antes hay que pedir presupuesto, aceptarlo, subir el logo en tu portal de cliente y revisar el boceto. Después, el transporte.

Un esquema de trabajo razonable:

1. Fecha de montaje del stand (no la de apertura).
2. Resta los días de envío hasta la ciudad de la feria.
3. Resta los 15 días orientativos de producción.
4. Resta unos días para presupuesto y boceto.

Si el resultado ya ha pasado, llámanos al 983 344 011: te diremos qué productos y técnicas se pueden hacer antes. El plazo exacto siempre te lo confirmamos en el presupuesto, porque depende del stock del proveedor, de la técnica y de la carga del taller.

Envío al recinto o a tu oficina

Enviamos a toda España desde Valladolid, y el envío es gratis en la península a partir de 300 € de pedido sin IVA (detalles en envíos a toda España). Tienes dos opciones:

• A tu oficina: revisas el material con calma y lo llevas tú. Es lo más seguro si viajas en coche.
• Al recinto o al hotel: cómodo, pero muchos recintos solo reciben mercancía en días y horas concretos y piden datos del stand en la etiqueta. Pide esas instrucciones a la organización y pásanoslas.

Errores frecuentes

• Diseñar el regalo la semana antes: no deja margen para cambios en el boceto.
• Poner la fecha de la feria en todo: el sobrante no sirve para el siguiente evento.
• Olvidar la gráfica del roll-up: compras la estructura y no llega la lona.
• Elegir tecnología sin probarla: con baterías o altavoces, pide la ficha y revisa el modelo antes.
• Regalar algo pesado en un congreso donde la gente viaja en avión.

Pide tu presupuesto

Cuéntanos la feria, la fecha de montaje, cuántos visitantes esperáis y qué quieres transmitir. Te proponemos productos y técnicas y te enviamos el boceto antes de producir. Escríbenos desde contacto o empieza por la categoría ferias y eventos.